Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen: Fallstricke österreichischer KMUs

Die Ausgangssituation von KMUs in österreich

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen bei öffentlichen Ausschreibungen vor komplexen Herausforderungen. In Österreich machen KMU über 99% aller Unternehmen aus, haben jedoch oft Schwierigkeiten, öffentliche Aufträge zu gewinnen.

Dies ist der Fall, obwohl das Bundesvergabegesetz (BVergG) die Berücksichtigung von KMU in §20 Abs. 8 des BVergG verankert hat. So sieht das BVergG konkret vor, dass die Konzeption und Durchführung eines Vergabeverfahrens nach Möglichkeit so erfolgen soll, dass kleine und mittlere Unternehmen am Vergabeverfahren teilnehmen können.

Demnach wäre das eine optimale Voraussetzung für KMU, öffentliche Ausschreibungen als Chance auf neue Aufträge und Wachstum zu sehen und ihren Fokus auf die Teilnahme an diesen Verfahren zu legen. Die Hemmschwelle ist jedoch für KMU immer noch hoch.

Worin liegt die Hemmschwelle für KMU, an Vergabeverfahren teilzunehmen?

Einen zentraler Punkt stellt die Komplexität aufgrund von umfangreichen Vergabedokumenten, die genau analysiert werden müssen, dar, da jeder noch so kleine Formfehler zum Ausscheiden führen kann. Dies bedingt den Einsatz von internen Ressourcen für das Prüfen der Anforderungen und für das sorgfältige Vorbereiten von konformen Angeboten.

Oft werden diese formalen Anforderungen aber vernachlässigt, da das Bewusstsein für die Wichtigkeit der Compliance, sprich das Erfüllen der vergaberechtlichen und formalen Vorgaben, fehlt, und das Augenmerk auf die technischen Inhalte gelegt wird. Kleinere Unternehmen sind häufig noch nicht so geübt in der effizienten Bearbeitung umfangreicher Ausschreibungsunterlagen wie Großunternehmen, welche meist über spezialisierte Abteilungen für Bid und Proposal Management verfügen.

Diese Abteilungen haben ein Wissens- und Prozessmanagement etabliert, welches ihnen ermöglicht, anhand von standardisierten Prozessschritte die üblichen Anforderungen von Teilnahmeanträgen und Vergabeverfahren zu bedienen, sei es mit den schnellen Abrufen von geforderten Nachweisen als auch die rasche Identifikation und Zuordnung von Referenzprojekten.

konkrete HerausforderungeN in Bezug auf öffentliche Ausschreibungen:

Rechtlicher und administrativer Aufwand

• Komplexe Vergabeunterlagen erfordern juristische Expertise

• Strenge Formvorschriften nach österreichischem Vergaberecht

• Aufwändige Nachweispflichten

  
  

Ressourcenbindung

• Begrenzte personelle Kapazitäten für Angebotsbearbeitung

• Hoher Zeitaufwand für Dokumentation und Nachweise

• Fehlende Spezialisierung im Vergleich zu Großunternehmen

• Konflikt zwischen Tagesgeschäft und Angebotserstellung

Wettbewerbssituation

• Konkurrenz durch etablierte Großanbieter

• Preisdruck bei standardisierten Leistungen

• Höhere relative Kosten bei der Angebotserstellung

• Herausforderungen bei Referenznachweisen

Wie können sich KMU nun optimal organisieren, um bei Ausschreibungen effizient zu performen?

KMU haben im Vergleich zu schwerfälligen, etablierten Großunternehmen sehr viele Vorteile. Es geht konkret darum, das Selbstbewusstsein zu entwickeln, um diese Vorteile strategisch auszuspielen.

Kleine Unternehmen können Ausschreibungen erfolgreich meistern durch:

Regionale Stärke:

• Lokale Präsenz und Kenntnis regionaler Besonderheiten

• Kurze Entscheidungswege und flexible Reaktionsfähigkeit

• Persönliche Netzwerke zu lokalen Entscheidungsträgern

• Vertrautheit mit österreichischen Marktgegebenheiten

Spezialisierung und Innovation:

• Fokussierung auf österreichische Nischenmärkte

• Nutzung regionaler Ausschreibungsvorteile

• Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen

• Hohe Anpassungsfähigkeit an spezifische Anforderungen

• Besondere Expertise in regionalen Fachgebieten

  
  

Kooperation und Netzwerke:

• Bildung von Bietergemeinschaften

• Strategische Partnerschaften mit komplementären Anbietern

• Nutzung von Branchennetzwerken und Interessensverbänden

• Unternehmenskooperationen, z.B.: gemeinsame Ressourcennutzung im KMU-Verbund

Kompetenzaufbau:

• Investitionen in Weiterbildung und Kompetenzentwicklung

• Nutzung von Digitalisierung und KI-Tools zur Effizienzsteigerung

• Aufbau eines schlanken, effizienten Wissens- und Dokumentenmanagements zur schnellen Bearbeitung von Ausschreibungsanforderungen

professionelle unterstützung für deinen erfolg bei öffentlichen ausschreibungen

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen muss auch für kleinere Unternehmen nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Strategie und Unterstützung kannst auch du als Eigentümer eines österreichischen KMU erfolgreich am Vergabewesen teilnehmen.

Lass uns gemeinsam deine Chancen maximieren:

1. Kostenlose Erstanalyse: Finde heraus, wo dein Unternehmen im Bezug auf Bieterprozesse steht.

2. Individuelles Konzept: Entwickle mit professioneller Unterstützung deine maßgeschneiderte Angebotsstrategie.

3. Erfolgreiche Umsetzung: Optimiere deine Prozesse für nachhaltige Erfolge bei öffentlichen Ausschreibungen.

Du möchtest wissen, wie du ohne großen Verwaltungsaufwand erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen kannst?

Kontaktiere mich für ein unverbindliches Erstgespräch: 📧 hallo@tanjapoeltl.com

Gemeinsam schauen wir uns an, wie du dein Unternehmen optimal für den öffentlichen Bereich aufstellen kannst.

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