Teamwork makes the dream work: Wie der Einkauf das Bid Management bereichern kann

👫 - Fragst du dich auch, wie der Einkauf zum Game-Changer im Bid Management wird?

Als ehemalige Procurement Managerin habe ich erlebt, wie entscheidend die Symbiose zwischen Einkauf und Bid Management für den Erfolg komplexer Ausschreibungen ist.

Die magischen 4 „W“ in diesem Kontext:

📊 WARUM das Category Management den entscheidenden Überblick bietet

📊 WIE Sourcing-Expertise Innovationen in Angeboten ermöglicht

📊 WELCHE Preisvorteile durch strategische Volumenbündelung entstehen

📊 WESHALB internationale Turnkey-Projekte ohne Einkaufsexpertise kaum zu stemmen sind.

Erfahre, wie diese Zusammenarbeit nicht nur Kosten senkt, sondern auch Risiken minimiert und die Erfolgsquote bei großen Ausschreibungen nachhaltig steigert – denn der systematische Wissensaustausch zwischen Bid Management und Einkauf führt zur kontinuierlichen Verbesserung der Angebotserstellung.

In der zunehmend komplexen Welt der Großausschreibungen entscheidet oft nicht nur der Preis, sondern die strategische Zusammenarbeit verschiedener Unternehmensbereiche über Erfolg oder Misserfolg. Eine besonders wertvolle, aber oft unterschätzte Symbiose besteht zwischen Bid Management und Einkauf. Diese Partnerschaft kann den entscheidenden Unterschied ausmachen – vom ersten Angebot bis zur erfolgreichen Projektabwicklung.

Heute bin ich Bid Manager, gleichzeitig möchte ich, als jemand, der beide Welten kennt und lange als Procurement Manager in komplexen Bids tätig war, zeigen, warum diese Zusammenarbeit nicht nur sinnvoll, sondern unverzichtbar ist.

Die Herausforderung der Komplexität

Bei großen Ausschreibungen wächst die Komplexität exponentiell mit dem Projektumfang. Als Bid Manager kennt man zwar die spezifischen Anforderungen einer Ausschreibung im Detail, doch ab einer gewissen Größenordnung wird die Vielzahl von Zukäufen, Partnern und Zulieferern nahezu unüberschaubar.

Hier kommt der Einkauf als strategischer Partner ins Spiel: Während das Bid Management die Ausschreibung bis ins Detail kennt, verfügt der Einkauf – insbesondere das Category Management – über umfassende Kenntnisse der gesamten Lieferantenbeziehungen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Infrastrukturprojekt im Wert von mehr als 100 Millionen Euro, bei der über 40 verschiedene Zulieferer involviert sind. Das Bid Management allein wäre überfordert, die optimale Lieferantenkonfiguration zu ermitteln. Das Category Management hingegen kann nicht nur bestehende strategische Partner identifizieren und zu Leistungspaketen der Ausschreibung allokieren, sondern auch deren Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Preisgestaltung auf Basis langjähriger Erfahrungen bewerten.

Innovationskraft durch Sourcing-Expertise

Moderne Ausschreibungen verlangen zunehmend innovative Lösungsansätze. Zum Beispiel, wenn Markerkundungen durchgeführt werden, oder wenn Lösungen in die Zukunft ausgeschrieben werden. Mit dem bestehenden Lieferantenstamm und den Standard-Zukaufprodukten allein lassen sich diese Anforderungen meist nicht erfüllen. Der Facheinkauf bringt hier seine Sourcing-Fähigkeiten ein, um neue Quellen zu erschließen und innovative Partner zu identifizieren.

Wenn zum Beispiel eine Technologie, mit der das Unternehmen bisher kaum Erfahrung hatte, zusätzlich zum bestehenden Portfolio des Unternehmens ausgeschrieben wird, und es sich um einen strategischen Kunden handelt, ist der Vertrieb gewillt, sich den Auftrag zu sichern und etwaige Leistungslücken mit Partnern zu schließen.

Der Einkauf kann hier nicht nur geeignete Spezialisten identifizieren, sondern auch kompetent Rahmenverträge gestalten, die sowohl wirtschaftlich attraktiv als auch rechtlich in die Zukunft abgesichert werden. Das Bid Management hingegen hat ganz andere Aufgaben – die Aussteuerung des komplexen Gesamtangebotes – und kann diese Tiefe der Marktanalyse und vertraglichen Expertise niemals parallel zum laufenden Angebotsprozess aufbauen.

Von Zusagen zu Lieferungen: Die Umsetzungsphase

Der Moment des Zuschlags ist für das Bid Management oft ein Höhepunkt – für den Einkauf beginnt dann erst die eigentliche Arbeit. Nun müssen die Vereinbarungen mit Lieferanten wieder aufgenommen und in konkrete Leistungen umgesetzt werden. Das Bid Management, das parallel zahlreiche Ausschreibungen betreut, kann diese nachfolgende und tiefgehende Lieferantensteuerung nicht leisten.

Ein Beispiel zeigt den Wert dieser Partnerschaft: Nach Gewinn einer großen Ausschreibung sollen kritische Komponenten innerhalb von 12 Wochen geliefert werden – der Lieferant signalisiert jedoch plötzlich Lieferzeiten von 20 Wochen.

Während das Bid Management bereits in neue Ausschreibungen eingebunden ist, kann der strategische Einkauf hier übernehmen und über die langjährigen Beziehungen zu Lieferanten und alternative Sourcing-Optionen den ursprünglichen Zeitplan doch noch weitestgehend sicherstellen.

Internationale Kompetenz in Turnkey-Projekten

Bei internationalen Turnkey-Ausschreibungen besteht eine besondere Herausforderung: Der begrenzte Einblick in lokale Märkte und Lieferanten. Hier ist man auf kompetente Partner vor Ort angewiesen, die sowohl die lokalen Gegebenheiten als auch die Projektanforderungen verstehen.

So können bei einem Projekt in Südostasien lokale Einkaufspartner nicht nur günstigere Konditionen für Baudienstleistungen aushandeln, sondern auch regulatorische Risiken identifizieren, die dem Bid Management „zuhause“ verborgen geblieben wären. Die frühzeitige Einbindung des Einkaufs kann weiters eine realistischere Risikobewertung und entsprechende Maßnahmen im Angebot einbringen.

Preisvorteile durch Volumenbündelung

Ein zentraler wirtschaftlicher Beitrag des Einkaufs zum Bid Management liegt in der Bündelung von Beschaffungsvolumen. Während das Bid Management einzelne Projekte betrachtet, kann der strategische Einkauf übergreifende Bedarfe identifizieren und entsprechende Einkaufsmacht aufbauen.

Diese Bündelung ermöglicht nicht nur bessere Preise, sondern auch privilegierte Lieferbedingungen. Ein Beispiel: Durch die Zusammenfassung von Komponentenbedarfen aus drei parallel laufenden Ausschreibungen können etwa Preisvorteile erzielt werden – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil, der die Wirtschaftlichkeit aller drei Angebote positiv beeinflussen kann.

Zudem kann der Einkauf durch frühzeitige Forecasts Lieferanten besser auf kommende Bedarfe vorbereiten. Dies führt zu verlässlicheren Lieferketten und verbesserten Preiskonditionen, die sich direkt in wettbewerbsfähigere Angebote übersetzen.

Weitere Synergien zwischen Bid Management und Einkauf

Gemeinsame Verhandlungsstrategie

Eine koordinierte Verhandlungsstrategie zwischen Bid Management und Einkauf kann erhebliche Vorteile bringen. Während das Bid Management die kundenspezifischen Anforderungen und Wettbewerbssituation kennt, bringt der Einkauf seine Marktkenntnis und Verhandlungserfahrung ein. Ein abgestimmtes Vorgehen ermöglicht es, Lieferantenverhandlungen optimal auf die Angebotsanforderungen auszurichten.

Risikomanagement und Absicherung

Der Einkauf bringt wertvolle Perspektiven zum Risikomanagement ein. Durch seine Erfahrung mit Lieferantenausfällen, Preisschwankungen und Lieferkettenunterbrechungen kann er potenzielle Gefahrenquellen identifizieren, die das Bid Management möglicherweise übersehen würde. Gemeinsam können fundierte Risikoaufschläge und Absicherungsstrategien entwickelt werden.

Nachhaltigkeit und Compliance

Moderne Ausschreibungen verlangen zunehmend Nachweise zu Nachhaltigkeit und Compliance in der Lieferkette. Der Einkauf verfügt hier über spezialisiertes Wissen und etablierte Prozesse zur Lieferantenbewertung. Diese Expertise kann entscheidend sein, um Compliance-Anforderungen in Ausschreibungen zu erfüllen oder sogar als Differenzierungsmerkmal zu nutzen.

Wissenstransfer und kontinuierliche Verbesserung

Der systematische Wissensaustausch zwischen Bid Management und Einkauf führt zu kontinuierlicher Verbesserung. Erkenntnisse aus abgeschlossenen Projekten können in zukünftige Angebote einfließen. Der Einkauf wiederum kann Lieferanten gezielt auf kommende Ausschreibungsanforderungen vorbereiten und so die Angebotsqualität steigern.

Und jetzt?

Die strategische Zusammenarbeit zwischen Bid Management und Einkauf ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit für erfolgreiche Angebote in komplexen Ausschreibungen. Unternehmen sollten daher:

1. Die organisatorischen Verbindungen zwischen Bid Management und Einkauf stärken, beispielsweise durch regelmäßige gemeinsame Strategie-Meetings oder sogar dedizierte Procurement Bid Manager.

2. Gemeinsame Prozesse etablieren, die den (Projekt-)Einkauf frühzeitig in die Angebotserstellung einbinden und klare Verantwortlichkeiten definieren.

3. Eine integrierte Datenbasis schaffen, die Bid Managern Zugriff auf relevante Einkaufsinformationen ermöglicht und umgekehrt.

4. In die Weiterbildung investieren, um das gegenseitige Verständnis für die jeweiligen Anforderungen und Herausforderungen zu fördern.

5. Erfolge messen und kommunizieren – dokumentieren Sie, welchen Mehrwert die Zusammenarbeit konkret erzeugt hat, und machen Sie dies im Unternehmen sichtbar.

Die Zeit isolierter Abteilungsarbeit ist vorbei. Nur wer die Stärken verschiedener Unternehmensbereiche intelligent vernetzt, wird in einem zunehmend anspruchsvollen Marktumfeld bestehen können. Bid Management und Einkauf bilden dabei eine besonders wertvolle Symbiose.

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