Professionelle Proposals: Der Wettbewerbsvorteil für KMUs bei öffentlichen Ausschreibungen

Tanja Pöltl
25. Jan.
3 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 27. Jan.

Als kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) stehst du vor der Herausforderung, dich in komplexen Ausschreibungsverfahren erfolgreich zu positionieren.

Der Schlüssel liegt in einem professionell erstellten Proposal, der mehr als nur ein Dokument, sondern deine Visitenkarte beim potenziellen Kunden darstellt.

Was ist eigentlich ein Proposal?

Durch meine Erfahrung auf beiden Seiten des Beschaffungsprozesses (Einkauf und Presales) kenne ich die nachhaltige Wirkung professioneller Proposals.

Ein Proposal ist dein schriftlicher, attraktiv ausgestalteter, detaillierter "Vorschlag" an den Kunden, der weit mehr ist, als eine simple Preisaufstellung. Dieser bietet dir die Chance, deine Lösungsansätze, Kompetenzen und Professionalität bei der Projektausführung zu präsentieren.

In ausschreibenden Institutionen bzw. Unternehmen analysiert meist ein "Buying Center", eine (in)formelle Gruppe von Entscheidern deinen Proposal und trifft gemeinsam die Zuschlagsentscheidung. Das Buying Center umfasst Personen aus verschiedenen Abteilungen wie Einkauf, IT, Recht und Management, die unterschiedliche Anforderungen in den Beschaffungsprozess einbringen.

Die Kunst der mehrperspektivischen Kommunikation

Im Buying Center existieren verschiedenen Kunden-Perspektiven parallel, z.B.:

✔ Der Einkauf fokussiert auf Wirtschaftlichkeit, d.h. Total Cost of Ownership (TCO)

✔ die Rechtsabteilung prüft die Compliance mit formalen und rechtlichen Rahmenbedingungen,

✔ technische Abteilungen wie z.B.: IT-Leitung bewerten die fachliche Lösungskompetenz.

Durch eine klare Struktur in der Angebotserstellung können diese Perspektiven gleichzeitig adressiert werden:

✔ Eine prägnante Management Summary für die strategische Ebene und Führungskräfte,

✔ belastbare Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für den Einkauf,

✔ präzise, technische Details für die IT- bzw. Fachabteilungen,

✔ technisch präzise Detailinformationen für die Fachabteilungen.

✔ bzw. weitere Anforderungen je nach Größe und Struktur des Kunden.

Denk daran: Jedes Angebotsdokument kann Jahre später noch als Referenz dienen, und dein Unternehmensimage prägen.

Übersetzen von Fachsprache in Kundennutzen

Der Schlüssel liegt in der Verständlichkeit:"If you can't explain it simply, you don't understand it well enough”.

Technische Fachsprache schafft oft Barrieren:

✖️Verwirrt Nicht-Techniker,

✖️verschleiert den eigentlichen Kundennutzen,

✖️regt nicht zum Handeln an.

Übersetze daher in technischen Angeboten und Konzepten Fachbegriffe in greifbare Kundenvorteile:

❌ "Redundante Systemarchitektur"

✅ "Garantierte Verfügbarkeit Ihrer kritischen Geschäftsprozesse"

Diese Übersetzungsarbeit ist der Schlüssel zu überzeugenden Angeboten:

✔ Sie schafft Verständnis über Abteilungsgrenzen hinweg,

✔ macht technische Lösungen greifbar,

✔ erhöht die Überzeugungskraft deines Angebots,

✔ demonstriert dein Verständnis der Kundenbedürfnisse.

Kernbotschaft: Übersetze technische Komplexität in klare, wertschaffende Kundenvorteile.

Qualitätssicherung: Mehr als nur "Korrekturlesen"

Qualitätskontrolle und -sicherung bedeutet, verschiedene Perspektiven einzuholen, ohne die fachliche Tiefe zu verlieren. Die Qualitätssicherung eines professionellen Proposal-Dokuments umfasst unter Anderem:

✔ Reviews durch Generalisten und Fachexperten

✔ Fehlerfreiheit

✔ Verständlichkeit

✔ Konsistente Argumentation

✔ Klare Kundenausrichtung

✔ Technische Korrektheit

✔ Wirtschaftliche Plausibilität

✔ Rechtliche Konformität

Das Vier-Augen-Prinzip ist Minimum, aber besonders wertvoll sind Reviews durch Generalisten mit breiter Berufserfahrung. Ihre bereichsübergreifende Perspektive hilft, blinde Flecken zu entdecken und die „Big Picture“-Verständlichkeit sicherzustellen.

In größeren Unternehmen mit dezidierten "Bid- & Proposal Managern" sind diese die "Last Mile of Control" - die finale Qualitätsinstanz vor der Angebotsabgabe. Diese Rolle geht weit über das bloße, formale Korrekturlesen oder die Organisation von Review-Meetings hinaus.

Der Mehrwert liegt in der ganzheitlichen Qualitätssicherung: Sicherstellen, dass ein Angebot bzw. Konzept nicht nur fehlerfrei ist, sondern einfach zu lesen ist und eine überzeugende Story erzählt.

Diese Schlüsselrolle des Bid- & Proposal Manager in der Qualitätssicherung sorgt dafür, dass dein Angebot:

✔ fehlerfrei ist,

✔ leicht verständlich ist,

✔ den USP des Unternehmens vermittelt,

✔ eine Brücke zur Kundenausschreibung baut,

✔ eine überzeugende Geschichte erzählt,

✔ auf den Kundennutzen ausgerichtet ist.

Tipp: In kleinen Unternehmen kann die "Rolle" bzw. Funktion des Bid- & Proposal Managers von einer qualifizierten Person für die Dauer einer Ausschreibung eingenommen werden, ohne eine dezidierte Stelle hierfür schaffen zu müssen.

Nachhaltiger Eindruck statt reine Momentaufnahme

Ein Proposal ist weit mehr als ein temporäres Angebotsdokument. Jedes Angebot oder Konzept ist eine Investition in deine Unternehmensreputation.

Selbst wenn ein aktuelles Ausschreibungsprojekt nicht zum Zuschlag führt, kann die Qualität deiner Unterlagen den langfristigen Eindruck der Professionalität deines Unternehmens beim Kunden prägen, und den Weg für zukünftige Geschäftsbeziehungen ebnen.

Diese Perspektive unterscheidet exzellente Proposals von reiner „Abarbeitung“.

Fazit: Behandle deine Proposals als strategische Botschafter deines Unternehmens. Professionalität, Klarheit und Kundenorientierung machen den Unterschied.