Klein, aber oho: Ausschreibungen als KMU managen – auch ohne grosse Bid-Abteilung

Effizienz bei Ausschreibungen: Ein Muss für KMUs!

Als Bid-Management-Expertin mit praktischer Erfahrung in mittelständischen Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden sowie globalen Großkonzernen mit über 80.000 Beschäftigten weiß ich:

✍️ Bei Ausschreibungen zählt jedes Detail – von der Strategie bis zur Umsetzung.👥 KMUs stehen oft vor der Herausforderung, begrenzte Ressourcen effizient zu nutzen.

💡Die Unternehmensgröße ist dabei keine Ausrede:

Auch ohne große Bid-Abteilung kannst du Angebote erstellen, die überzeugen – mit den richtigen Strukturen und Tools.

Als Geschäftsführer eines 25-Personen-Unternehmens kennst du das Problem:

Wie kannst du bei Ausschreibungen erfolgreich sein, ohne eine teure Bid-Abteilung aufzubauen?

Die Herausforderungen bei öffentlichen Ausschreibungen für KMUs:

✖️ Hoher Aufwand: Eine präzise Analyse der Anforderungen, eine durchdachte Strategie und klare Prozesse sind unverzichtbar – aber oft fehlen Zeit und Ressourcen.

✖️ Kein Fahrplan: In vielen Unternehmen fehlt ein strukturierter Prozess, was zu ineffizienter Arbeit und Stress führt.

✖️Personalmangel: Es fehlt nicht nur an Mitarbeitenden, sondern häufig auch an speziellem Know-how, um alle Aufgaben abzudecken.

Warum sich Ausschreibungen dennoch für KMus lohnen:

✔️ Nachhaltiges Wachstum durch planbare und langfristige Aufträge.

✔️ Höhere Umsatzsicherheit durch zusätzliche Einnahmen.

✔️ Prestigeträchtige Referenzen, die dein Unternehmen auf die nächste Stufe heben.

Vom Problem zur Lösung: So baust du eine schlanke Bid-Organisation auf

1. Fokus auf das Wesentliche: Nicht jede Ausschreibung passt zu deinem Unternehmen. Entwickle klare Go/No-Go-Kriterien und konzentriere dich auf Projekte, die wirklich Sinn machen.

2. Klare Strukturen von Anfang an: Starte mit einem kurzen Kickoff, um Arbeitspakete und Deadlines zu definieren. Ein simples Kanban-Board schafft Transparenz.

3. Effektive Teamaufstellung: Nutze die Stärken deines Teams – auch in einem kleinen Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden kannst du Experten gezielt einbinden:

• Koordinator: Plant und überwacht den Ablauf (z.B.: die Unternehmensassistenz).

• Technischer Experte: Liefert Fachdetails.

• Kaufmännischer Experte: Kalkuliert und prüft Zahlen.

• Du als Entscheider: Lenkst die strategische Richtung.

4. Vorlagenbibliothek: Spare Zeit und reduziere Fehler, indem du standardisierte Dokumente und Formulierungen entwickelst.

5. Transparente Aufgabenverteilung: Definiere klar, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist – so vermeidest du Doppelarbeit und Missverständnisse.

6. Digitale Tools: Mit einfachen, kostengünstigen Lösungen kannst du Prozesse effizienter gestalten:

• Trello für Aufgabenmanagement.

• SharePoint/Google Drive für zentrale Dokumentenablage.

• Slack oder WhatsApp-Gruppen für schnelle Abstimmungen.

7. Motivation stärken: Feiere jeden Erfolg – jeder Zuschlag ist ein Teamerfolg!

8. Aus jedem Projekt lernen: Führe nach jeder Ausschreibung eine kurze Nachbesprechung durch und dokumentiere Learnings für zukünftige Angebote.

Deine Vorteile als KMU:

✔️ Schnelle Entscheidungswege ermöglichen flexible Handlungsfähigkeit.

✔️ Schlanke Prozesse senken die Kosten.

✔️ Effiziente Organisation sorgt für bessere Ergebnisse mit weniger Aufwand.

Praxis-Tipps:

✔️ Beginne mit einer Ist-Analyse deiner aktuellen Prozesse.

✔️ Nutze externe Beratung, um schnell Verbesserungen zu erzielen.

✔️ Teste neue Strukturen zuerst bei einer kleinen Ausschreibung, bevor du größere Projekte angehst.

✔️ Optimiere kontinuierlich: Routine entwickelt sich mit jedem Projekt.

FAZIT:

Mit den richtigen Prozessen und Tools kannst auch du als KMU überzeugende Angebote erstellen – effizient und mit minimalem Ressourcenaufwand.

👉 Lass uns in einem kostenlosen Erstgespräch besprechen, wie speziell du dein Ausschreibungsmanagement optimieren kannst, denn jedes Unternehmen ist anders und hat eine individuelle Ausgangsituation und Bedürfnisse.

📧 Melde dich bei mir unter hallo@tanjapoeltl.com

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