Die strategische Rolle von Ausschreibungsmanagern: Leader der Ergebnis-Qualität

Weniger prozesse und sinnlose meetings - mehr raum und Fokus für bessere ergebnisse.

Im digitalen Zeitalter hat sich die Rolle von "Bid Managern" (deutsch: Ausschreibungsmanagern) erheblich weiterentwickelt. Während diese noch traditionell als Organisator und Prozesshüter gelten, die sich vorwiegend um Nachweise und administrative Dokumente im Zusammenhang mit Ausschreibungen kümmern, umfasst die Aufgabe von Bid Managern in der Tat weit mehr.

Erfolgreiche Bid Manager bringen nicht nur Struktur in die Zusammenarbeit eines cross-functional Angebotsteams, sondern tragen, wenn die Rolle proaktiv und inhaltsfokussiert wahrgenommen wird, auch selbst wesentlich zur inhaltlichen und strategischen Qualität des Proposals bei.

Besonders in der Phase der Erstellung und Abgabe eines Angebots stehen Bid Manager vor der Herausforderung, das Team effizient zu leiten, Meetings auf das Nötigste zu reduzieren und den Fokus auf das Ziel - die Erstellung eines hochqualitativen Angebotes - zu legen.

1. Bid Management: Mehr als nur Organisation

Oft werden Bid Manager vom Vertrieb ausschließlich als organisatorische Hilfsfunktion gesehen, die den Ausschreibungsprozess zeitlich und fachlich in Hinblick auf die formalen Abgabekriterien koordinieren – Projektmanager, die sicherstellen, dass jeder im Angebotsteam seine Aufgaben rechtzeitig erledigt. Doch diese Beschreibung wird der wahren Bedeutung dieser Rolle nicht gerecht.

Bid Manager tragen einen großen Teil zur strategischen Ausrichtung von Angeboten bei und stellen sicher, dass Proposals sowohl inhaltlich als auch qualitativ den Anforderungen entsprechen.

Die Aufgabe von Bid Managern ist jedoch, nicht nur den Prozess zu steuern und sinnlose Meetings zu leiten, sondern die Qualität der Inhalte zu gewährleisten. Das bedeutet, dass Bid Manager über ein tiefes Verständnis für das Produkt, die Dienstleistung und die Anforderungen der Ausschreibung verfügen müssen.

Sie sorgen dafür, dass die Kernbotschaften klar und überzeugend formuliert sind und die richtigen Alleinstellungsmerkmale (USPs) im Proposal hervorgehoben werden. Anstatt sich in technischen Details zu verlieren, soll das große Ganze im Blick behalten und sichergestellt werden, dass das Angebot die Bedürfnisse des Kunden erfüllt.

 

2. Weniger ist mehr: Meetings als Zeitfalle

In der digitalen Zusammenarbeit besteht die Versuchung, für jede Abstimmung ein Meeting anzusetzen. Der Gedanke dahinter ist klar: Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Doch in der Praxis lenken zu viele Meetings oft vom eigentlichen Ziel ab und führen dazu, dass der Prozess in den Vordergrund rückt.

Bid Manager sollten sich stattdessen darauf konzentrieren, klare Ziele und Prioritäten zu setzen und die Teammitglieder dazu ermutigen, eigenständig an ihren Aufgaben zu arbeiten.

Statt immer wieder neue Meetings anzusetzen, können asynchrone Kommunikationstools wie Projektmanagement-Software, gemeinsame Dokumente oder kurze Statusupdates effizientere Alternativen bieten. Die regelmäßigen Check-ins sollten kurz und präzise sein, um den Fortschritt zu überwachen, aber nicht die Zeit zu dominieren und mit Meetings zu blockieren.

Bid Manager dürfen den Informationsfluss proaktiv steuern, aber gleichzeitig dafür sorgen, dass das Team den Freiraum hat, konzentriert und produktiv zu arbeiten.

3. Mehr strategische Verantwortung: Bid Manager als Content-Leader

   
   

Bid Manager sind nicht nur dafür zuständig, dass ein Proposal pünktlich auf der Vergabeplattform abgegeben wird. Sie haben die inhaltliche Verantwortung, dass die Angebote auf den Punkt gebracht sind.

Dies bedeutet, dass Bid Manager aktiv in die Erstellung der Inhalte involviert sein dürfen – sei es durch die Formulierung von Schlüsselaussagen, die Gestaltung der Präsentation oder die enge Zusammenarbeit mit den Fachexperten im Team, um die besten Argumente für das Angebot herauszuarbeiten.

Er oder sie sollte sich in der Rolle fragen: Ist die Botschaft klar und überzeugend? Werden die Stärken unseres Unternehmens deutlich genug präsentiert? Die strategische Ausrichtung des Angebots liegt in der Hand eines jeden oder jeder Bid Manager(in).

Während technische oder rechtliche Details von den jeweiligen Experten geliefert werden, sind Bid Manager dafür verantwortlich, dass alle Elemente des Proposals auf das übergeordnete Ziel abgestimmt sind.

4. Effizienz durch klare Strukturen statt starre Prozesse

Bid Manager sollten die Prozesse vereinfachen, anstatt sie zu verkomplizieren. Statt sich in Prozessdetails zu verlieren, sollte der Fokus darauf liegen, klare Strukturen zu schaffen, die das Team eigenständig arbeiten lassen.

Klare Deadlines, Checklisten und gemeinsame Ziele ermöglichen es dem Team, effizient zu arbeiten, ohne durch endlose Abstimmungen Zeit zu verlieren.

Das Ziel ist wichtiger als der Prozess: Wenn alle Teammitglieder das Ziel kennen und wissen, was von ihnen erwartet wird, sind ständige Meetings überflüssig.

Ein gut geplanter und strukturierter Arbeitsablauf bedeutet, dass alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist – und ein(e) Bid Manager(in) sich darauf konzentrieren kann, das Team zum Erfolg zu führen.

Fazit: Bid Manager agieren als strategische Leader des Angebotes

Bid Manager sind weit mehr als reine Koordinatoren. Diese anspruchsvolle Rolle umfasst die strategische Führung, die Sicherstellung der inhaltlichen Qualität und die Verantwortung, dass das Team effizient arbeitet.

Es ist die Aufgabe aller Bid Manager, den Prozess zu steuern, ohne diesen zum Selbstzweck werden zu lassen. Weniger Meetings bedeuten mehr Fokus auf das Wesentliche:

Ein qualitativ hochwertiger Proposal, der den Kunden überzeugt.

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