Die grössten Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen – und wie du sie vermeidest

Viele KMU verlieren bei öffentlichen Ausschreibungen wertvolle Chancen – nicht, weil das Angebot an sich schlecht ist, sondern weil vermeidbare Fehler gemacht werden.

Hier erfährst du, welche häufigen Stolpersteine es gibt und wie du sie Schritt für Schritt umgehst, um deine Erfolgschancen deutlich zu erhöhen.

So vermeidest du die häufigsten Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen:

1. Unzureichende Vorbereitung

Fehler: Oft wird zu wenig Zeit in die detaillierte Analyse der Ausschreibung investiert. Wichtige Vorgaben, Fristen und Bewertungskriterien bleiben unerkannt, was zu Nachteilen führt.

Tipp: Nimm dir ausreichend Zeit für eine gründliche Vorab-Recherche. Erstelle eine Checkliste, in der du alle relevanten Informationen – von den formalen Anforderungen bis hin zu spezifischen Bewertungskriterien – systematisch erfasst. So bist du optimal vorbereitet und kannst gezielt auf die Erwartungen des Auftraggebers eingehen.

2. Falsche Annahmen treffen

Fehler: Missverständnisse über die Anforderungen führen dazu, dass wichtige Punkte nicht richtig umgesetzt werden. Häufig werden Spezifikationen falsch interpretiert oder es wird ohne Rückfrage vermutet, was gemeint ist.

Tipp: Lies den Ausschreibungstext mehrfach und notiere dir Unklarheiten. Stelle gezielt Rückfragen an den Auftraggeber, um Missverständnisse zu vermeiden. Klare Kommunikation von Anfang an ist der Schlüssel zum Erfolg – so stellst du sicher, dass dein Angebot exakt auf die Anforderungen zugeschnitten ist.

3. Keine klare Struktur im Angebot

Fehler: Ein unübersichtliches und chaotisches Angebot erschwert den Prüfern das Erfassen der wichtigsten Informationen. Wichtige Details gehen so schnell unter.

Tipp: Setze auf eine klare Gliederung mit aussagekräftigen Überschriften, strukturierten Absätzen und, wo sinnvoll, unterstützenden Tabellen oder Diagrammen. Ein übersichtliches Layout vermittelt Professionalität und erleichtert dem Leser, deinen Mehrwert auf einen Blick zu erkennen.

4. Unprofessionelle Sprache

Fehler: Ein zu technischer Jargon oder ein unklarer Schreibstil können den Eindruck erwecken, dass dein Unternehmen die Zielgruppe nicht richtig adressiert. Rechtschreibfehler und ein unpräziser Ausdruck wirken zudem unsauber.

Tipp: Schreibe verständlich und zielgruppengerecht. Vermeide unnötigen Fachjargon und achte auf einen höflichen, klaren und präzisen Sprachstil. Nutze bei Bedarf Tools wie Grammarly oder den Duden-Korrektor, um Rechtschreib- und Grammatikfehler auszuschließen. Ein gut formulierter Text erhöht das Vertrauen in deine Kompetenz.

5. Vergessen von Nachweisen und Belegen

Fehler: Wichtige Dokumente wie Zertifikate, Referenzen oder technische Nachweise werden häufig übersehen oder unvollständig beigefügt – ein klarer Grund, warum ein Angebot nicht den finalen Auswahlprozess besteht.

Tipp: Erstelle am besten eine abschließende Checkliste, die alle erforderlichen Anhänge umfasst. Kontrolliere vor der Einreichung mehrfach, dass alle geforderten Unterlagen aktuell und vollständig sind.

6. Missachtung der Fristen

Fehler: Ein Angebot, das zu spät eingeht, wird automatisch disqualifiziert. Häufig führt ein schlechtes Zeitmanagement zu einer verspäteten Abgabe – trotz guter inhaltlicher Qualität.

Tipp: Plane den gesamten Ausschreibungsprozess frühzeitig und baue Pufferzeiten ein. Nutze digitale Tools wie Kalenderfunktionen (z.B.: in Outlook) oder Projektmanagement-Software (wie Slack oder Trello), um alle Fristen im Blick zu behalten. So vermeidest du unnötigen Stress und sorgst für eine fristgerechte Einreichung.

7. Fehlende Nachbereitung

Fehler: Viele KMU analysieren nach der Ausschreibung nicht, was gut lief und wo Verbesserungsbedarf besteht. Dadurch verpassen sie wichtige Lerneffekte für zukünftige Projekte.

Tipp: Fordere vom Auftraggeber, wenn möglich, Feedback ein und führe nach jedem Ausschreibungsprozess eine interne Nachbesprechung durch. Notiere dir, welche Elemente positiv aufgefallen sind und welche Aspekte noch optimiert werden können. So wächst du kontinuierlich und bist bei der nächsten Ausschreibung noch besser vorbereitet.

Fazit:

Die häufigsten Fehler bei öffentlichen Ausschreibungen sind in der Regel vermeidbar – vor allem, wenn du als KMU frühzeitig und strukturiert vorgehst.

Mit einer systematischen Vorbereitung, klarer Kommunikation und einem professionellen Angebot erhöhst du nicht nur deine Chancen, sondern stellst auch sicher, dass deine Leistungen bestmöglich zur Geltung kommen.

Mit dieser Herangehensweise und den klaren Tipps bist du bestens gerüstet, um die Hürden öffentlicher Ausschreibungen zu überwinden – auch wenn dein Unternehmen über begrenzte Ressourcen verfügt.

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